Informationshantering hos Västerås stads kommunala bolag

Enligt Tryckfrihetsförordningen (TF) har allmänheten rätt att ta del av en myndighets allmänna handlingar med undantag av de handlingar som är sekretessbelagda. Den här insynsrätten är en grundläggande del av den svenska demokratin och rättssäkerheten.

För att allmänheten ska kunna använda sig av denna rätt måste det gå att fastställa vilka allmänna handlingar som finns hos stadens nämnder och bolag. För att det ska vara lätt att få en överblick över handlingarna och kunna hitta dem när det behövs behöver handlingarna registreras. Den vanligaste formen av registrering är diarieföring. Krav på registrering av allmänna handlingar och vilka uppgifter som ska anges finns i Offentlighets- och sekretesslagens (OSL) 5:e kapitel. Handlingar som omfattas av sekretess ska alltid registreras.

Informationshanteringsplanen – ett viktigt styrdokument

Informationshanteringsplanen är ett viktigt styrdokument för att styra, planera och stödja verksamhetens informationshantering. Alla bolag som till majoritet ägs av Västerås stad ska ha en egen informationshanteringsplan som tar upp de handlingstyper som förekommer inom bolagets verksamheter och hur dessa ska hanteras. För bolag som ingår i en koncern kan en övergripande informationshanteringsplan upprättas, men samtliga bolag som ingår måste då fatta beslut om planen.

Informationshanteringsplanen innehåller anvisningar om t ex registrering/diarieföring, format och lagring samt beslut om bevarande eller gallring för allmänna handlingar. Informationshanteringsplanens kartläggning av handlingstyper kan bland annat också användas för att ta fram registerförteckning över personuppgiftsbehandlingar, arbeta med informationssäkerhet och informationsklassning och användas som underlag vid verksamhetsutveckling eller vid upphandling av IT-stöd.

Informationshanteringsplanens huvudsyften:

• Styra hanteringen av information så att vi arbetar lika och följer lagar och regler
• Stödja medarbetarna med anvisningar hur verksamhetsinformation ska hanteras
• Utgöra ett verktyg för informationskartläggning vid t ex verksamhetsutveckling, upphandling av verksamhetssystem eller hantering av dataskydd och informationssäkerhet.
• Bidra till att Västerås stad ger allmänheten möjlighet till insyn i den offentliga förvaltningen

En viktig del i förvaltningen av informationshanteringsplanen är också att göra den känd inom verksamheten. Då vet den enskilde medarbetaren var anvisningar finns som talar om hur olika typer av handlingar ska hanteras.

Informationskartläggning

Grunden för att upprätta och förvalta informationshanteringsplanen och styra informationshanteringen är en noggrann kartläggning av den information som inkommer och upprättas i verksamhetens processer. Informationskartläggningen besvarar frågor som:

• Vilka handlingstyper förekommer i verksamheten?
• Vilket informationsinnehåll har handlingarna?
• Var lagras handlingarna?
• Vilka lagar och regelverk styr hanteringen av handlingarna?
  
  

Håll informationshanteringsplanen uppdaterad

Informationshanteringsplanen ska hållas så aktuell som möjligt och bör ses över vartannat år. En översyn behöver också göras vid verksamhetsförändringar som förändrade arbetsprocesser, nytillkomna verksamheter eller införandet av ett nytt verksamhetssystem. Gör uppdatering av informationshanteringsplanen till ett obligatoriskt steg vid sådana förändringar. Bolaget ansvarar för att genomföra revideringar. Beslut om revideringar i informationshanteringsplanen ska fattas av bolagets styrelse.

För en effektiv revideringsprocess behöver verksamheten se över rollfördelning och rutiner. Exempelvis:

• Utse en roll inom förvaltningen som man kan vända sig till för att påtala behov av uppdateringar.
• Skapa en rutin för hur förslag på uppdateringar kontinuerligt ska dokumenteras inför kommande översyner.
• Via vilka kanaler ska revideringar i informationshanteringsplanen förmedlas till medarbetarna?

Revidering av informationshanteringsplanen ska alltid ske i samråd med Stadsarkivet. Det slutliga förslaget till ny plan granskas av stadsarkivet innan beslut fattas. För mer information om hur revideringen går till, se instruktionen Revidering av informationshanteringsplan för kommunala bolag.

Revidering av informationshanteringsplan för kommunala bolag Pdf, 487.4 kB.

Idag upprättas och inkommer de flesta handlingar i elektronisk form. För elektroniska handlingar som ska bevaras är utgångspunkten att detta ska kunna ske elektroniskt genom godkända arkivuttag som kan levereras till stadens e-arkiv. Det krävs då att det IT-stöd som används har den funktionaliteten. För handlingar som ska gallras måste funktionella lösningar för gallring finnas. Informationshanteringen behöver därför planeras redan vid upphandling av IT-stöd. Erfarenhet visar att det kan bli både dyrt och svårt att ta fram godkända lösningar i efterhand.

Kontakta stadsarkivets IT-arkivarier när nya IT-stöd upphandlas för att få hjälp med krav för arkiverings- och gallringsfunktionalitet. De kan också ge stöd när lösningar för arkivering och gallring ska tas fram för redan existerande system. Vid övergång från analoga till digitala processer ges stöd för att kvalitetssäkra processen utifrån arkivlagens krav. Se även instruktionen Upphandling av verksamhetssystem samt Från papper till digitalt – checklista inför skanning av pappershandlingar.

Upphandling av verksamhetssystem Pdf, 176 kB.

Från papper till digitalt – checklista inför skanning av pappershandlingar Pdf, 190.6 kB.

Riktlinje om arkivbeständighet för elektroniska handlingar Pdf, 390.5 kB.

Ansluta verksamhetssystem till Västerås stads e-arkiv – Instruktion Pdf, 175.2 kB.

Arbete pågår med att införa processbaserad informationsredovisning i Västerås stad. Alla statliga och kommunala myndigheter ska enligt arkivlagen redovisa sitt arkiv, dvs myndighetens allmänna handlingar. Syftet är att hålla ordning på vilken verksamhetsinformation som finns hos myndigheten och se till att den hanteras på rätt sätt. Det ger förutsättningar för att allmänhetens ska kunna ha insyn i myndighetens verksamhet.

Det finns olika sätt att redovisa arkiv. Alla statliga myndigheter och många kommuner och regioner har övergått till processbaserad informationsredovisning. I den processbaserade informationsredovisningen utgår man från verksamheternas processer när information klassificeras. De processer som används för klassificering av information har en unik sifferbeteckning och alla handlingstyper som uppstår inom processen klassificeras med denna beteckning. Processerna ordnas efter verksamhetsområde och processgrupp i en klassificeringsstruktur.

Kontakta stadsarkivet för mer information om processbaserad informationsredovisning och hur det kan användas som verktyg för att styra informationshanteringen och integrera olika områden inom informationshantering som upprättande av informationshanteringsplan, bevarande/gallring, hantering av personuppgiftsbehandlingar och klassning utifrån informationssäkerhetsperspektivet.

Processbaserad informationsredovisning - klassificeringsstruktur för Västerås stad version 1.2 Pdf, 483.9 kB.

Vad är gallring?

Att gallra betyder att allmänna handlingar förstörs. När information i allmänna handlingar behandlas så att sök- och sammanställningsmöjligheter försvinner, delar av informationen går förlorad eller det inte längre går att avgöra om en handling är äkta eller falsk räknas det också som gallring. Det kan t ex ske vid konvertering mellan filformat, skanning av pappershandlingar eller utskrift av en elektronisk handling till papper.

Vad får gallras?

Huvudregeln är att allmänna handlingar ska bevaras. För att få gallra krävs ett gallringsbeslut fattat av bolagets styrelse. De gallringsbeslut som gäller i Västerås stad finns i bolagets informationshanteringsplan.

Gallringsfrist

Den tid som handlingen ska vara kvar innan den förstörs kallas för gallringsfrist. Om gallringsfristen gäller från en speciell tidpunkt och inte från när handlingen upprättas anges detta i anmärkningskolumnen. T ex ”gallras 3 år efter att avtalet upphört gälla”. Gallringsfristen anges i hela kalenderår.

Exempel 1: En handling som är upprättad 2020 och har en gallringsfrist på två år får gallras tidigast i januari 2023.

Exempel 2: En handling som har gallringsfrist 3 år efter att ett avtal upphört gälla, och avtalet sades upp 2017 får gallras 2021.

Ibland kan det vara svårt att ange en exakt gallringsfrist. Man kan då besluta om gallring vid inaktualitet. Vad som anses med vid inaktualitet specificeras då i anmärkningskolumnen. Det kan t ex vara när handlingen inte längre behövs av verksamheten, när ny besiktning är gjord etc.

Verkställa gallring

Om ett beslut om gallring finns ska handlingen förstöras när gallringsfristen passerat. Elektroniska handlingar ska inte längre vara tillgängliga efter verkställd gallring. För uppgifter i elektroniska handlingar som omfattas av sekretess krävs säkrare metoder för gallring än att filen raderas på vanligt vis. Gallring av pappershandlingar som innehåller sekretess, uppgifter om enskilda personer eller andra känsliga uppgifter ska ske genom att handlingarna bränns, strimlas eller mals.

Dokumentera gallring

När gallring verkställs ska det dokumenteras vad som gallrats, av vem och när gallring skett.

Alla arkivhandlingar oavsett form och format ska förvaras på ett säkert sätt så att de skyddas mot förstörelse, stöld och obehörig åtkomst. Till arkivhandlingar räknas alla allmänna handlingar som förvaras av myndigheten.

Pappershandlingar

Pappershandlingar som ska bevaras förvaras i arkivlokal eller särskilda arkivskåp där de skyddas från exempelvis brand, fukt, vatten. Kontrollera arkivlokaler med jämna mellanrum. Gallringsbara arkivhandlingar som inte innehåller uppgifter som kan omfattas av sekretess kan förvaras i vanliga förråd eller skåp under förutsättning att de är inlåsta så att obehöriga inte kommer åt dem.

Kontakta stadsarkivet för rådgivning så fort som möjligt om arkivhandlingar har skadats genom att exempelvis blivit utsatta för vatten eller fukt.

Obehörig åtkomst och stöld

Arkivlokaler och arkivskåp ska hållas låsta. Begränsa vilka som har tillgång till arkivlokaler/arkivskåp. Tänk dock på att handlingar alltid kan behöva lämnas ut.

Extra säkerhetsåtgärder krävs för handlingar som kan innehålla sekretesskyddade uppgifter. Dessa ska alltid förvaras inlåsta i säker arkivlokal/arkivskåp oavsett om de ska bevaras eller gallras och tillgången till lokal/skåp ska begränsas.

Brand

Arkivlokaler ska vara brandklassade och utrustade med brandvarnare. Brandsläckare ska finnas i eller i nära anslutning till lokalen. Arkivskåp ska vara brandsäkra. Dörren till arkivlokal eller arkivskåp ska stå emot brand i minst 120 minuter. Brandfarliga varor får aldrig förvaras i samma lokal som arkivhandlingar.

Vatten och fukt

För arkivlokaler gäller att förvaring får ske i lokal utan rörinstallation för vatten/avlopp eller där dessa installationer har ett särskilt skydd mot läckage. Skydda arkivhandlingar mot översvämning genom att inte placera dem i golvhöjd. Skydda mot läckage från tak genom att inte ställa handlingar på hyllor där hyllplan ovanför handlingarna saknas.

Elektroniska handlingar

Elektroniska handlingar ska skyddas med lämpliga åtgärder utifrån informationsinnehållet. Det medför t ex att man vid upphandling av verksamhetssystem måste ställa krav som rör informationssäkerhet och på andra sätt försäkra sig om att informationen hanteras och lagras på ett säkert sätt. Det kan t ex gälla åtkomst till servrar, lagringsplats, säkerhetskopior, loggning, skydd mot intrång, behörighetsreglering. Myndigheten är ytters ansvarig för sina allmänna handlingar oavsett vilken tjänst eller leverantör som används. När känslig/sekretesskyddad information lagras och hanteras är det särskilt viktigt att tillämpa olika säkerhetsåtgärder så att obehöriga inte kan komma åt uppgifterna.

När myndigheterna upprättar pappershandlingar som ska bevaras ställs krav på att material som används är beständigt över tid. I de flesta fall framgår det av leverantörens produktbeskrivning vilka standarder/certifieringar som produkten uppfyller. Om det anges att produkten uppfyller Riksarkivets krav (i serien RA-FS) är de också godkända för arkiveringsändamål. Kontakta leverantören vid osäkerhet.

Papper

Papper ska uppfylla krav/certifiering för åldringsbeständighet eller arkivbeständighet. Arkivbeständigt papper har märkningen ”Svenskt Arkiv”. För utskrift av betyg inom olika typer av skolformer ska arkivbeständigt papper användas, även för det arkivexemplar som framställs. För andra typer av handlingar är åldringsbeständigt papper tillräckligt. Slå inte hål i handlingar som ska bevaras.

Pennor

För handskriven skrift som ska bevaras t ex namnteckning på ett avtal eller protokoll, ska arkivbeständigt bläck användas. Dessa pennor är certifierad med Svenskt Arkiv. Vid arkivläggning ska vanlig blyerts användas för att skriva på arkivkartonger och aktomslag. I övrigt ställs inga krav på vilka pennor som används.

Enkelsidig utskrift

Handlingar som ska bevaras ska skrivas ut/kopieras enkelsidigt.