Visa sökformulär

Informationshantering hos Västerås stads kommunala bolag

Rätt hantering av allmänna handlingar är nödvändigt för att följa bestämmelserna i lagstiftningen och för att informationen ska vara åtkomlig och användbar över tid. Regelverk som styr hanteringen av allmänna handlingar finns bland annat i tryckfrihetsförordningen, arkivlagen, arkivförordningen och offentlighets- och sekretesslagen. Västerås stad har också lokala riktlinjer som bolagets styrelse ska anta. Här hittar du instruktioner och stödmaterial som bidrar till att säkerställa en korrekt och effektiv informationshantering från det att informationen framställs tills dess att den förs över till långtidsarkivering eller gallras.

Riktlinjer om arkivvård och arkivbeständighet

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar

En stor del av den information som hanteras inom de kommunala bolagens verksamheter utgörs av allmänna handlingar. Det innebär att det regelverk som finns i offentlighetslagstiftningen rörande hantering av allmänna handlingar ska följas. Syftet med detta är att offentlighetsprincipen ska kunna tillämpas. Det vill säga att bolaget ska vara transparant och att den enskilde ska kunna ha insyn i verksamheten. Det innebär bland annat att:

  • Allmänna handlingar ska hållas ordnade
  • Allmänna handlingar ska redovisas
  • Allmänna handlingar får inte avhändas eller förstöras (gallras) utan att beslut fattats om detta
  • Allmänna handlingar ska framställas, förvaras och vårdas på ett sätt som säkerställer att informationen är läsbar och autentisk under den tid som handlingen ska bevaras

Begreppet handling är medieoberoende. Allmänna handlingar kan förekomma i form av exempelvis pappershandlingar, sms, e-post, databasuppgifter, fotografier. Det är informationsinnehållet som avgör om det är en allmän handling eller inte. Bolagets styrelse är ytterst ansvarig för att allmänna handlingar hanteras på ett korrekt sätt.

Läs mer om allmänna handlingar hos kommunala bolag och kriterier för vad som är en allmän handling på Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågors webbplats. Samrådsgruppen har även tagit fram en folder som riktar sig specifikt till kommunala företag.

Foldern hittar ni här:
http://www.samradsgruppen.se/index.php/kommunal-samverkan-och-arkivlagen Länk till annan webbplats.

Mer om offentlighetsprincipen och hantering av allmänna handlingar:
http://www.samradsgruppen.se/index.php/offentlighetslagstiftningen/offentlighetsprincipen-och-hantering-av-allmaenna-handlingar Länk till annan webbplats.

Hur förhåller sig arkivlagen och bestämmelserna om allmänna handlingar till Dataskyddsförordningen och GDPR?
Personuppgiftsbehandling och arkivlagen Pdf, 380.3 kB.

Enligt Tryckfrihetsförordningen (TF) har allmänheten rätt att ta del av en myndighets allmänna handlingar med undantag av de handlingar som är sekretessbelagda. Den här insynsrätten är en grundläggande del av den svenska demokratin och rättssäkerheten.

För att allmänheten ska kunna använda sig av denna rätt måste det gå att fastställa vilka allmänna handlingar som finns hos stadens nämnder och bolag. För att det ska vara lätt att få en överblick över handlingarna och kunna hitta dem när det behövs behöver handlingarna registreras. Den vanligaste formen av registrering är diarieföring. Krav på registrering av allmänna handlingar och vilka uppgifter som ska anges finns i Offentlighets- och sekretesslagens (OSL) 5:e kapitel. Handlingar som omfattas av sekretess ska alltid registreras.

Informationshanteringsplanen – ett viktigt styrdokument

Informationshanteringsplanen är ett viktigt styrdokument för att styra, planera och stödja verksamhetens informationshantering. Alla bolag som till majoritet ägs av Västerås stad ska ha en egen informationshanteringsplan som tar upp de handlingstyper som förekommer inom bolagets verksamheter och hur dessa ska hanteras. För bolag som ingår i en koncern kan en övergripande informationshanteringsplan upprättas, men samtliga bolag som ingår måste då fatta beslut om planen.

Informationshanteringsplanen innehåller anvisningar om t ex registrering/diarieföring, format och lagring samt beslut om bevarande eller gallring för allmänna handlingar. Informationshanteringsplanens kartläggning av handlingstyper kan bland annat också användas för att ta fram registerförteckning över personuppgiftsbehandlingar, arbeta med informationssäkerhet och informationsklassning och användas som underlag vid verksamhetsutveckling eller vid upphandling av IT-stöd.

Informationshanteringsplanens huvudsyften:

  • Styra hanteringen av information så att vi arbetar lika och följer lagar och regler
  • Stödja medarbetarna med anvisningar hur verksamhetsinformation ska hanteras
  • Utgöra ett verktyg för informationskartläggning vid t ex verksamhetsutveckling, upphandling av verksamhetssystem eller hantering av dataskydd och informationssäkerhet.
  • Bidra till att Västerås stad ger allmänheten möjlighet till insyn i den offentliga förvaltningen

En viktig del i förvaltningen av informationshanteringsplanen är också att göra den känd inom verksamheten. Då vet den enskilde medarbetaren var anvisningar finns som talar om hur olika typer av handlingar ska hanteras.

Informationskartläggning

Grunden för att upprätta och förvalta informationshanteringsplanen och styra informationshanteringen är en noggrann kartläggning av den information som inkommer och upprättas i verksamhetens processer. Informationskartläggningen besvarar frågor som:

  • Vilka handlingstyper förekommer i verksamheten?
  • Vilket informationsinnehåll har handlingarna?
  • Var lagras handlingarna?
  • Vilka lagar och regelverk styr hanteringen av handlingarna?

Håll informationshanteringsplanen uppdaterad

Informationshanteringsplanen ska hållas så aktuell som möjligt och bör ses över vartannat år. En översyn behöver också göras vid verksamhetsförändringar som förändrade arbetsprocesser, nytillkomna verksamheter eller införandet av ett nytt verksamhetssystem. Gör uppdatering av informationshanteringsplanen till ett obligatoriskt steg vid sådana förändringar. Bolaget ansvarar för att genomföra revideringar. Beslut om revideringar i informationshanteringsplanen ska fattas av bolagets styrelse.

För en effektiv revideringsprocess behöver verksamheten se över rollfördelning och rutiner. Exempelvis:

  • Utse en roll inom förvaltningen som man kan vända sig till för att påtala behov av uppdateringar.
  • Skapa en rutin för hur förslag på uppdateringar kontinuerligt ska dokumenteras inför kommande översyner.
  • Via vilka kanaler ska revideringar i informationshanteringsplanen förmedlas till medarbetarna?

Revidering av informationshanteringsplanen ska alltid ske i samråd med Stadsarkivet. Det slutliga förslaget till ny plan granskas av stadsarkivet innan beslut fattas. För mer information om hur revideringen går till, se instruktionen Revidering av informationshanteringsplan för kommunala bolag.

Revidering av informationshanteringsplan för kommunala bolag Pdf, 487.4 kB.

Idag upprättas och inkommer de flesta handlingar i elektronisk form. För elektroniska handlingar som ska bevaras är utgångspunkten att detta ska kunna ske elektroniskt genom godkända arkivuttag som kan levereras till stadens e-arkiv. Det krävs då att det IT-stöd som används har den funktionaliteten. För handlingar som ska gallras måste funktionella lösningar för gallring finnas. Informationshanteringen behöver därför planeras redan vid upphandling av IT-stöd. Erfarenhet visar att det kan bli både dyrt och svårt att ta fram godkända lösningar i efterhand.

Kontakta stadsarkivets IT-arkivarier när nya IT-stöd upphandlas för att få hjälp med krav för arkiverings- och gallringsfunktionalitet. De kan också ge stöd när lösningar för arkivering och gallring ska tas fram för redan existerande system. Vid övergång från analoga till digitala processer ges stöd för att kvalitetssäkra processen utifrån arkivlagens krav. Se även instruktionen Upphandling av verksamhetssystem samt Från papper till digitalt – checklista inför skanning av pappershandlingar.

Upphandling av verksamhetssystem Pdf, 176 kB.

Från papper till digitalt – checklista inför skanning av pappershandlingar Pdf, 190.6 kB.

Riktlinje om arkivbeständighet för elektroniska handlingar Pdf, 390.5 kB.

Ansluta verksamhetssystem till Västerås stads e-arkiv – Instruktion Pdf, 175.2 kB.

Arbete pågår med att införa processbaserad informationsredovisning i Västerås stad. Alla statliga och kommunala myndigheter ska enligt arkivlagen redovisa sitt arkiv, dvs myndighetens allmänna handlingar. Syftet är att hålla ordning på vilken verksamhetsinformation som finns hos myndigheten och se till att den hanteras på rätt sätt. Det ger förutsättningar för att allmänhetens ska kunna ha insyn i myndighetens verksamhet.

Det finns olika sätt att redovisa arkiv. Alla statliga myndigheter och många kommuner och regioner har övergått till processbaserad informationsredovisning. I den processbaserade informationsredovisningen utgår man från verksamheternas processer när information klassificeras. De processer som används för klassificering av information har en unik sifferbeteckning och alla handlingstyper som uppstår inom processen klassificeras med denna beteckning. Processerna ordnas efter verksamhetsområde och processgrupp i en klassificeringsstruktur.

Kontakta stadsarkivet för mer information om processbaserad informationsredovisning och hur det kan användas som verktyg för att styra informationshanteringen och integrera olika områden inom informationshantering som upprättande av informationshanteringsplan, bevarande/gallring, hantering av personuppgiftsbehandlingar och klassning utifrån informationssäkerhetsperspektivet.

Processbaserad informationsredovisning - klassificeringsstruktur för Västerås stad version 1.2 Pdf, 483.9 kB.

Vad är gallring?

Att gallra betyder att allmänna handlingar förstörs. När information i allmänna handlingar behandlas så att sök- och sammanställningsmöjligheter försvinner, delar av informationen går förlorad eller det inte längre går att avgöra om en handling är äkta eller falsk räknas det också som gallring. Det kan t ex ske vid konvertering mellan filformat, skanning av pappershandlingar eller utskrift av en elektronisk handling till papper.

Vad får gallras?

Huvudregeln är att allmänna handlingar ska bevaras. För att få gallra krävs ett gallringsbeslut fattat av bolagets styrelse. De gallringsbeslut som gäller i Västerås stad finns i bolagets informationshanteringsplan.

Gallringsfrist

Den tid som handlingen ska vara kvar innan den förstörs kallas för gallringsfrist. Om gallringsfristen gäller från en speciell tidpunkt och inte från när handlingen upprättas anges detta i anmärkningskolumnen. T ex ”gallras 3 år efter att avtalet upphört gälla”. Gallringsfristen anges i hela kalenderår.

Exempel 1: En handling som är upprättad 2020 och har en gallringsfrist på två år får gallras tidigast i januari 2023.

Exempel 2: En handling som har gallringsfrist 3 år efter att ett avtal upphört gälla, och avtalet sades upp 2017 får gallras 2021.

Ibland kan det vara svårt att ange en exakt gallringsfrist. Man kan då besluta om gallring vid inaktualitet. Vad som anses med vid inaktualitet specificeras då i anmärkningskolumnen. Det kan t ex vara när handlingen inte längre behövs av verksamheten, när ny besiktning är gjord etc.

Verkställa gallring

Om ett beslut om gallring finns ska handlingen förstöras när gallringsfristen passerat. Elektroniska handlingar ska inte längre vara tillgängliga efter verkställd gallring. För uppgifter i elektroniska handlingar som omfattas av sekretess krävs säkrare metoder för gallring än att filen raderas på vanligt vis. Gallring av pappershandlingar som innehåller sekretess, uppgifter om enskilda personer eller andra känsliga uppgifter ska ske genom att handlingarna bränns, strimlas eller mals.

Dokumentera gallring

När gallring verkställs ska det dokumenteras vad som gallrats, av vem och när gallring skett.

Alla arkivhandlingar oavsett form och format ska förvaras på ett säkert sätt så att de skyddas mot förstörelse, stöld och obehörig åtkomst. Till arkivhandlingar räknas alla allmänna handlingar som förvaras av myndigheten.

Pappershandlingar

Pappershandlingar som ska bevaras förvaras i arkivlokal eller särskilda arkivskåp där de skyddas från exempelvis brand, fukt, vatten. Kontrollera arkivlokaler med jämna mellanrum. Gallringsbara arkivhandlingar som inte innehåller uppgifter som kan omfattas av sekretess kan förvaras i vanliga förråd eller skåp under förutsättning att de är inlåsta så att obehöriga inte kommer åt dem.

Kontakta stadsarkivet för rådgivning så fort som möjligt om arkivhandlingar har skadats genom att exempelvis blivit utsatta för vatten eller fukt.

Obehörig åtkomst och stöld

Arkivlokaler och arkivskåp ska hållas låsta. Begränsa vilka som har tillgång till arkivlokaler/arkivskåp. Tänk dock på att handlingar alltid kan behöva lämnas ut.

Extra säkerhetsåtgärder krävs för handlingar som kan innehålla sekretesskyddade uppgifter. Dessa ska alltid förvaras inlåsta i säker arkivlokal/arkivskåp oavsett om de ska bevaras eller gallras och tillgången till lokal/skåp ska begränsas.

Brand

Arkivlokaler ska vara brandklassade och utrustade med brandvarnare. Brandsläckare ska finnas i eller i nära anslutning till lokalen. Arkivskåp ska vara brandsäkra. Dörren till arkivlokal eller arkivskåp ska stå emot brand i minst 120 minuter. Brandfarliga varor får aldrig förvaras i samma lokal som arkivhandlingar.

Vatten och fukt

För arkivlokaler gäller att förvaring får ske i lokal utan rörinstallation för vatten/avlopp eller där dessa installationer har ett särskilt skydd mot läckage. Skydda arkivhandlingar mot översvämning genom att inte placera dem i golvhöjd. Skydda mot läckage från tak genom att inte ställa handlingar på hyllor där hyllplan ovanför handlingarna saknas.

Elektroniska handlingar

Elektroniska handlingar ska skyddas med lämpliga åtgärder utifrån informationsinnehållet. Det medför t ex att man vid upphandling av verksamhetssystem måste ställa krav som rör informationssäkerhet och på andra sätt försäkra sig om att informationen hanteras och lagras på ett säkert sätt. Det kan t ex gälla åtkomst till servrar, lagringsplats, säkerhetskopior, loggning, skydd mot intrång, behörighetsreglering. Myndigheten är ytters ansvarig för sina allmänna handlingar oavsett vilken tjänst eller leverantör som används. När känslig/sekretesskyddad information lagras och hanteras är det särskilt viktigt att tillämpa olika säkerhetsåtgärder så att obehöriga inte kan komma åt uppgifterna.

När myndigheterna upprättar pappershandlingar som ska bevaras ställs krav på att material som används är beständigt över tid. I de flesta fall framgår det av leverantörens produktbeskrivning vilka standarder/certifieringar som produkten uppfyller. Om det anges att produkten uppfyller Riksarkivets krav (i serien RA-FS) är de också godkända för arkiveringsändamål. Kontakta leverantören vid osäkerhet.

Papper

Papper ska uppfylla krav/certifiering för åldringsbeständighet eller arkivbeständighet. Arkivbeständigt papper har märkningen ”Svenskt Arkiv”. För utskrift av betyg inom olika typer av skolformer ska arkivbeständigt papper användas, även för det arkivexemplar som framställs. För andra typer av handlingar är åldringsbeständigt papper tillräckligt. Slå inte hål i handlingar som ska bevaras.

Pennor

För handskriven skrift som ska bevaras t ex namnteckning på ett avtal eller protokoll, ska arkivbeständigt bläck användas. Dessa pennor är certifierad med Svenskt Arkiv. Vid arkivläggning ska vanlig blyerts användas för att skriva på arkivkartonger och aktomslag. I övrigt ställs inga krav på vilka pennor som används.

Enkelsidig utskrift

Handlingar som ska bevaras ska skrivas ut/kopieras enkelsidigt.

Stadens förvaltningar och kommunala bolag kan efter en viss tid leverera handlingar som ska bevaras till stadsarkivet. Stadsarkivet tar inte emot handlingar som ska gallras. Handlingar som levereras till stadsarkivet ska vara ordnade enligt stadsarkivets instruktioner. Efter leverans övertar stadsarkivet ansvaret för handlingarna.

Anvisningarna nedan gäller handlingar som ska bevaras.

Vilka handlingar kan levereras till Stadsarkivet?

Stadsarkivet tar endast emot och förvarar handlingar som ska bevaras för all framtid. Handlingar som ska gallras oavsett gallringsfristens längd förvaras hos bolaget som också ansvarar för att gallringen verkställs när gallringsfristen löpt ut. Handlingar som ska levereras ska göras i ordning för arkivering enligt stadsarkivets instruktioner.

Leveransfrister

Leveransfristen talar om när handlingar tidigast kan lämnas till stadsarkivet från det att handlingarna tillkommit eller ställts av. I normalfallet är leveransfristen 3 år för pappershandlingar och de kan levereras till stadsarkivet tidigast på fjärde året.

Inför leverans

Inför leverans ska alla handlingar ha ordnats i aktomslag och arkivkartonger enligt stadsarkivets instruktioner och arkivförteckningen vara ifylld. Kontakta bolagets kontaktperson hos stadsarkivet för avstämning och för att boka tid för leverans (se kontaktpersoner under Kontakt). Ta kontakt i god tid innan önskad tid för leverans. Packa inte ner arkivkartongerna i flyttkartonger innan avstämning gjorts.

Gå igenom Checklista inför leverans innan avstämningen.

Checklista inför leverans Pdf, 207.6 kB.

Leverera

Bolaget ansvarar för transport av arkivhandlingar till stadshuset och för att packa upp kartongerna på plats i stadsarkivets depåer. Det är viktigt att någon person som varit involverad i arkiveringen är med vid leveransen om frågor skulle uppstå.

Vid större leveranser är det enklaste sättet att packa arkivkartongerna i flyttkartonger för att skydda dem vid transporten och göra dem lätta att transportera. Arkivkartongerna kommer att ställas upp på hyllan i nummerordning utifrån kartongnumret (D1, D2, D3... resp. S1, S2, S3) med nr 1 först så det underlättar om de packas i kartongerna så de enkelt kan tas upp i rätt ordning. Skriv på kartongerna vilka nummer de innehåller så blir uppackningen enklare.

Arkivförteckningen skrivs under och tas med vid leveransen. Behåll en kopia av arkivförteckningen.

Efter leverans

När leveransen registrerats hos stadsarkivet skickas ett leveranskvitto. Kvittot är ett bevis på vad som levererats till stadsarkivet och sparas hos bolaget så länge verksamheten finns kvar.

När handlingar levererats till stadsarkivet överförs det juridiska ägandeskapet. I fortsättningen är det stadsarkivet som sköter utlämnande, sekretessprövning etc. Handlingar lånas normalt inte tillbaka. Om bolaget behöver tillgång till levererade handlingar kan de tas upp och läsas på plats i stadsarkivets forskarsal eller kopieras/skannas.

Elektroniska handlingar är allmänna handlingar på samma sätt som pappershandlingar och hanteringen av digital information styrs av samma lagar och regler. Digital information som bolaget inte längre har behov av kan överlämnas till Stadsarkivet för fortsatt bevarande, förutsatt att det inte är information som ska gallras efter viss tid.

Arkivering av elektroniska handlingar sker i bestämda format och filstrukturer. Om elektronisk arkivering ska beslutas i informationshanteringsplanen måste en godkänd lösning för elektroniska uttag finnas på plats. Detta är extra viktigt om man har för avsikt att börja skanna och gallra pappershandlingar. Stadsarkivets IT-arkivarier kan hjälpa till med att formulera vilka krav som behöver uppfyllas. Se också Riktlinje för arkivbeständighet för elektroniska handlingar.

Vid upphandling av IT-stöd behöver rätt krav ställas om det ska vara möjligt att gallra och att göra godkända arkivuttag ur systemet. Läs mer om kravställning som rör arkiverings- och gallringsfunktionalitet under rubriken längre upp på denna sida.

Riktlinje om arkivbeständighet för elektroniska handlingar Pdf, 390.5 kB.
Riktlinjen innehåller krav på format och kvalitet för digitala handlingar så att en arkivering av dem är möjlig. Kraven ska i de flesta fall tillämpas redan då informationen skapas. Elektroniska handlingars arkivbeständighet är en förutsättning för att kunna bevara informationen med ett bibehållet och läsbart innehåll.

Tekniska krav för sammanträdesprotokoll med elektroniska underskrifter Pdf, 214.7 kB.

Ansluta verksamhetssystem till Västerås stads e-arkiv – Instruktion Pdf, 175.2 kB.
Beskriver hur en leverans av information från verksamhetssystem till e-arkivet går till.

Rensa handlingar/akter inför arkivering. Ta bort:

  • Gem
  • Plastfickor
  • Dubbletter, överflödiga kopior
  • Kuvert, post-it (kopiera vid behov)
  • Gummiband

Häftklamrar behöver inte tas bort, men sätt inte dit nya.

Slå inte hål i handlingarna.

Register i plast tas bort men register i papper eller med plast endast på "flärpar" får vara kvar.

Aktomslag

Aktomslaget är ett dubbelvikt papper något större än A3 som ska skydda handlingarna. Godkända aktomslag ska vara av åldringsbeständigt papper i färgen grå. Storleken är 460x300 mm, vikt 120 gr för aktomslag till handlingar i A4.

Bolaget köper själva in aktomslag. Beställning görs från Cont via e-post till info@cont.nu

Aktomslag behöver bara användas till handlingar som ska bevaras.

Använd alltid blyerts för att skriva på aktomslaget.

Arkivkartonger

Arkivkartonger ska uppfylla kraven i Svensk Standard SS 62 81 07 för dokumentförvaring. Leverantören kan kalla en kartong för arkivkartong utan att uppfylla dessa krav så det är viktigt att läsa i produktbeskrivningen vilka standarder som uppfylls. En godkänd arkivkartong har inga hål och är inte tillverkad i vanlig wellpapp. Godkända arkivkartonger finns i tjocklekarna 30, 55 och 80 mm samt i folioformat.

Bolaget köper själva in arkivkartonger.

Godkända arkivkartonger behöver bara användas till handlingar som ska bevaras.

Skriv alltid med blyerts på arkivkartongen.

Arkivförteckningen talar om vad som finns i varje arkivkartong som levereras.

Arkivförteckningen kan skrivas ut och fyllas i manuellt eller fyllas i digitalt. Alla kartonger som ingår i leveransen numreras enligt instruktionerna nedan.

Tänk på att bolaget som fylls i på raden Myndighet och på arkivkartonger och aktomslag ska vara det bolag som ansvarade för verksamheten när handlingarna upprättades. Ibland kan verksamhetsövergångar skett där verksamheter övergått från kommunal nämnd till bolag eller där bolag bytt namn och handlingar övertagits av den nya verksamheten. Om samma leverans innehåller handlingar från olika arkivbildare görs en arkivförteckning och en kartongnummerserie per arkivbildare. Blanda inte handlingar från olika arkivbildare i samma arkivkartong.

För diarieförda handlingar anges för varje kartong klassificering från-till och eventuellt löpnummer om flera kartonger innehåller samma klassificering utifrån diarieplan/klassificeringsstruktur.

För systematiskt ordnade handlingar anges för vare kartong vilken/vilka handlings-/akttyper kartongen innehåller och från-till om flera kartonger innehåller samma handlings-/akttyp.

Ta med ifylld, utskriven och underskriven arkivförteckning vid leverans till stadsarkivet.

Arkivförteckning för diarieförda handlingar Word, 50 kB.

Arkivförteckning för systematiskt ordnade handlingar som ska bevaras Word, 55 kB.

Ordna och lägg i aktomslag

  • Ordna handlingarna årsvis.
  • Alla ärenden ska ha ett utskrivet ärendekort. Leveransen ska också innehålla utskrivna diarielistor/arkivlistor. Dessa tas ut årsvis i två versioner, en sorterad efter löpnummer och en sorterad efter klassificering. Om elektronisk arkivering tillämpas för diarieförda handlingar ska arkivlistorna endast innehålla de ärenden som innehåller handlingar som ska bevaras i fysisk form.
  • Kontrollera mot arkivlistorna att alla ärenden med tillhörande handlingar finns med. Om handlingar saknas och inte kan återfinnas noteras detta på ärendekortet och på arkivlistan.
  • Ärendekortet läggs överst i varje ärende.
  • Ärendena ordnas efter klassificering. Inom samma klassificering ordnas ärendena i löpnummerordning.
  • Använd ett aktomslag per klassificering. I aktomslagets övre högra hörn skrivs med blyerts:
Ordna och lägg i aktomslag

* Myndighet=bolag

Klassreferens motsvarar den typ av klassificering som bolaget använder utifrån den diarieplan som tillämpas vid diarieföring.

Lägg i arkivkartong

  • Packa i kartongerna i stigande ordning, dvs den lägsta klassreferensen ligger överst i den första kartongen.
  • Numrera de kartonger som ingår i samma leverans D1, D2, D3 osv. (D=diarieförda handlingar). På kartongryggen skrivs med blyerts:
Lägg i arkivkartong

*Löpnummer från-till behöver endast anges om flera kartonger innehåller samma klassreferens

  • Fyll i arkivförteckningen (se avsnittet Arkivförteckning)
  • Om bolaget har inte använder stadens klassificeringar utan tillämpar en egen diarieplan ska denna bifogas varje leverans med diarieförda handlingar. Lägg denna överst i den första kartongen för varje år och notera det på arkivförteckningen.

Ordna och lägg i aktomslag

  • Akterna ordnas i personnummerordning. Det äldsta personnumret ligger överst i den färdigsorterade högen.
  • Ett aktomslag läggs runt varje akt. Skriv med blyerts på aktomslagen. I aktomslagets övre högra hörn skrivs personnummer.
  • Ytterst i varje låda läggs ett aktomslag med följande uppgifter i övre högra hörnet:
Ordna och lägg i aktomslag

*Myndighet=bolag

  • Om någon typ av ”nyckel” behövs för att kunna återsöka akter t ex där ett anställningsnummer/löpnummer motsvarar en viss akt eller individ ska ett sådant register bifogas leveransen.

Lägg i arkivkartong

  • Packa akterna i kartonger i kronologisk ordning utifrån personnummer med det äldsta födelsedatumet överst i den första kartongen och det yngsta sist i den sista kartongen.
  • På varje kartongrygg skrivs med blyerts:
Lägg i arkivkartong

*Endast de 6 första siffrorna

  • Numrera de kartonger som ingår i samma leverans och har samma arkivbildare S1, S2, S3 osv. (S=systematiskt ordnade handlingar).

Fyll i arkivförteckningen (se avsnittet Arkivförteckning)

  • Alla handlingar ska läggas i aktomslag och arkivkartong. Skriv med blyerts på aktomslag och arkivkartonger (se nedan).
  • Fyll i en arkivförteckning för hela leveransen (se avsnittet Arkivförteckning)

Akter

  • För akter används ett aktomslag per akt. I aktomslagets övre högra hörn skrivs någon typ av unik beteckning för akten t ex fastighetsbeteckning för akter som rör fastigheter.
  • Sortera akterna i lämplig ordning utifrån beteckningen t ex alfabetisk ordning A-Ö, eller kronologisk ordning äldst-yngst.

Fördela akterna i arkivkartonger. Lägg ett övergripande aktomslag ytters runt akterna i varje kartong. På detta aktomslag skrivs med blyerts:

Aktomslag

*Myndighet=bolag

  • Om någon typ av ”nyckel” behövs för att kunna återsöka akter t ex där ett ID-nummer/löpnummer motsvarar en viss akt ska ett sådant register bifogas leveransen.

Numrera de kartonger som ingår i samma leverans S1, S2, S3 osv. (S=systematiskt ordnade handlingar). Olika typer av systematiskt ordnade handlingar kan ingå i samma nummerserie. På kartongryggarna skrivs med blyerts:

Arkivkartong

*T ex Kardborren 1-Olivträdet 4

Övriga handlingstyper

  • Sortera handlingarna efter handlingstyp. Inom varje handlingstyp sorteras handlingarna i kronologisk ordning äldst-yngst. Använd ett aktomslag per handlingstyp. I aktomslagets övre högra hörn skrivs med blyerts:
Övriga handlingstyper, aktomslag
  • Fördela handlingarna med aktomslag i arkivkartonger. Flera olika handlingstyper kan ligga i samma kartong.
  • På kartongryggen skrivs med blyerts:
Övriga handlingstyper, arkivkartong
  • Numrera de kartonger som ingår i samma leverans S1, S2, S3 osv. (S=systematiskt ordnade handlingar).

Kontakta oss

Stadsarkivet

Ändrade öppettider

Midsommarafton, fredag 25/6: stängt

Ordinarie öppettider

Måndag 13.00-16.00
Tisdag - torsdag 09.00-11.30 och 13.00-16.00
Fredag 09.00-11.30

Besöksadress Stadshuset, våning 5, ingång från Fiskartorgsentrén

Telefonnummer 021 - 39 19 93

Elin Hejdenberg

Arkivarie

Kontaktperson för:

  • Mälarhamnar AB
  • Västerås strategiska fastigheter AB
  • Västerås parkerings AB

E-post: elin.hejdenberg@vasteras.se

Telefon: 021-39 14 49

Susan Fjällvik

Arkivarie

Kontaktperson för:

  • Nya Västerås flygplats AB
  • Västerås marknad och näringsliv AB

E-post: susan.fjallvik@vasteras.se

Telefon: 021-39 22 45

Annika Olsson

Arkivarie

Kontaktperson för:

  • Bostads Mimer AB
  • Mälarenergi AB
  • Västerås stadshus AB

E-post: annika2.olsson@vasteras.se

Telefon: 021-39 25 69

Det här händer i Västerås

  • Arkeologidagen på Anundshög

    En heldag för hela familjen. Med stridsuppvisning av Stockholms Fria Vikingar, arkeologiutgrävning för barnen och mycket annat.

  • Pettersbergsdagen

    Pettersbergsdagen är en stadsdelsfest för hela familjen arrangerat av olika verksamheter och föreningar verksamma på Pettersberg. Kom och ha skoj tillsammans. Ta med vänner och familj!

Nytt i Västerås

  • Maja fick årets honnörspremium

    Barn- och utbildningsförvaltningen har utsett Maja Wikman, klass 9B, Irstaskolan, till årets mottagare av honnörspremien ur fonden Fru Margit Zetterlunds minne. Premien är på 1300 kronor.

  • Gräsklippning i tolvtimmarspass sju dagar i veckan

    Gräset växer så det knakar efter allt regn och den sol och värme som kommit. På driftområde Öster kör fyra maskiner nu tolvtimmarspass sju dagar i veckan för att komma ikapp. Allra senast till midsommar ska ytorna vara välklippta.