Tips vid digitala möten

Förslag på olika plattformar för digitala möten

Generellt går det att säga att det finns gratisversioner av de flesta digitala mötesplattformar. För att kunna bjuda in till mötet, till exempel genom att skicka en länk till alla deltagare, behöver någon i föreningen starta ett konto, detta kan göras kostnadsfritt. Men för att kunna ha mötet under längre tid och med flera deltagare kan ni behöva köpa till en licens. I nästan alla fall räcker det med att den som bjuder in och håller i mötet har ett konto och en licens, deltagarna måste inte ha ett konto eller licens för att kunna delta.

Nedan följer några olika förslag på mötesplattformar, läs också mer på respektive plattforms egen hemsida.

• Zoom gratisversion tillåter möten enbart på 40 minuter och ni kan inte använda den inbyggda röstningsfunktionen. Det går även att ringa in till mötet. En licens för ett år kostar cirka 1500 kronor och uppåt.
• Google meet gratisversion kan användas för upp till 100 deltagare i 60 minuter. Deltagare som är med via telefonen måste vara inloggade i gmail eller googlekonto. Det går även att ringa in till mötet. En licens kan kosta från 60 kr i månaden per användare.
• Teams gratisversion tillåter möten på 60 minuter. En Microsoft 365-licens behövs för att arrangera möte. Teams fungerar bra med webbläsare så som till exempel Firefox eller Google chrome, men att man bör undvika att använda Internet explorer. Det går även att ringa in till mötet.
• Jitsi är en gratis plattform för videomöten som inte kräver någon nedladdning eller inloggning av deltagarna i mötet. Dock behöver användaren ha en uppdaterad webbläsare av Chrome, Edge, Brave eller Firefox. Det kommer att skapas en unik inloggningslänk för den egna föreningen, exempelvis meet.jit.si/arsmote_i_var_forening. Där går även att skapa en lobby, sätta ett lösenord och spela in mötet.
• Facebook kan användas för att genomföra digitala möten om alla mötesdeltagare har ett Facebook-konto. IOGT-NTO tipsar på sin hemsida bland annat om hur Facebook kan vara ett verktyg för att umgås och ha möten digitalt.
  Mer information om digitala möten på facebook via IOGT-NTO hemsida 
• Discord är en kommunikationsapplikation som används exempelvis av dataspelare för att man ska kunna prata med varandra när man spelar, eller bara umgås mellan spelen med sina vänner. Men det går också att använda i mötessammanhang då det går lätt att skapa olika kanaler för text, ljud eller videokommunikation.
• Wonder är en virtuell plattform för möten och samtal. Verktyget passar bra för workshops eller projekt med många deltagare då det är lätt att dela upp sig i smågrupper för att sedan samlas i ett gemensamt rum.

Att tänka på inför och under ditt digitala möte

Till dig som ska hålla i mötet

Tips inför mötet

• Lär dig hur mötesplattformen fungerar, testa exempelvis att stänga av alla deltagares ljud eller hur du delar skärm för att visa en power point-presentation.
• Använd gärna ett headset för bäst ljudupptagning
• Du bjuder in till mötet genom att skicka en länk, tänk på att det innebär att alla som får tillgång till länken också kan delta på mötet. Dela inte en länk publikt om ni enbart vill bjuda in en begränsad grupp, skicka då länken direkt till dessa personer via mail eller publicera den i slutna grupper på exempelvis Facebook

Tips under mötet

• Sätt starttid för mötet 15 minuter efter den starttiden som skickas ut med länken för att alla deltagare ska hinna ansluta till mötet samt hinna testa hur mötesplattformen fungerar.
• Starta mötet med att berätta hur mötet kommer att genomföras, hur deltagarna kan begära ordet, hur chattfunktionen ska användas osv. Tänk på att det kan se lite olika ut för deltagarna när det anslutet till mötet beroende på om de anslutit via dator, telefon eller surfplatta.
• Be alla som inte pratar att stänga av mikrofonerna under mötet för att undvika rundgång eller störande bakgrundsljud. Du som leder mötet kan bestämma att du stänger av ljudet på alla deltagarnas mikrofoner och när en deltagare begär och får ordet får hen själv slå på mikrofonen.
• Utse gärna någon som hjälper till att hålla koll på om någon räcker upp handen eller skriver i chatten samt utse ytterligare någon som ska föra mötesanteckningar om detta behövs.
• Att delta vid ett digitalt möte kan vara ansträngande, tänk på att ta pauser regelbundet

Länkar till tips för att lyckas med sitt digitala möte

Ta hjälp av ett studieförbund!

Om din förening är ansluten till ett studieförbund så kan de ofta hjälpa till, både med råd och mer praktiskt, till exempel med att sätta upp ett digitalt årsmöte. Många studieförbund erbjuder också tips, lathundar och instruktionsfilmer på sina hemsidor angående digitala möten. Här nedan har vi samlat några exempel:

• Bättre videomöten - tips från Hela Sverige.
• ABF tipsar om metoder för att förbättra det digitala mötet ytterligare
• ABF har tagit fram en checklista för digitala styrelsemöten
• Ibn Rushd har samlat tips och verktyg för folkbildning på distans
• Sensus erbjuder en digital verktygslåda med tips om digitala möten, att genomföra offentliga digitala arrangemang, samt tips angående digitala körövningar bland annat

Digitala årsmöten eller andra sätt att ha årsmöte där ni inte träffas fysiskt

Om ni vill genomföra årsmötet digitalt, ställ er först frågan:

• Tillåter era stadgar att årsmötet genomförs digitalt?
• Har era medlemmar möjlighet att delta på årsmötet om det genomförs digitalt? Är svaret nej så bör årsmötet genomföras på annat vis. exempelvis utomhus, som telefonmöte eller ett skriftligt möte.

Bygdegårdarnas riksförbund har en samlingssida med information om olika typer av distansmöten

Riksidrottsförbundet tipsar om hur ni genomför och deltar på ett digitalt årsmöte

Om ni vill fördjupa er ännu mer så går det att lyssna på Civilsamhällespodden program #65 och samtalet olika mötestekniker för exempelvis årsmöten. I samtalet nämns olika mötestekniker, verktyg och hur man kan genomföra diskussioner. Programmet är 1 timme och 45 minuter långt.

Här kan du lyssna på Civilsamhällespodden program #65

Att förbereda ett digitalt årsmöte

• Gå igenom föredragningslistan för att se vilka frågor som årsmötet behöver besluta om. Förbered noga hur varje punkt ska genomföras. Om ni tror att det kommer att bli mycket diskussioner eller voteringar, är det extra viktigt att det är tydligt hur man begär ordet och hur omröstningar sker på det digitala plattformen/ i det digitala verktyget.
• Se vilka handlingar som kan skickas ut till medlemmarna i förväg. Finns det frågor som medlemmarna kan förbereda förutom att läsa årsmöteshandlingarna, till exempel förslag på justeringspersoner eller valberedning?
• Kalla alla medlemmar i god tid och berätta tydligt hur ni kommer att genomföra årsmötet. Om stadgarna tillåter det kan det vara bra att ha anmälan till årsmötet, för att lättare fastställa röstlängden (vilka som har rätt att rösta).
• I kallelsen, beskriv det eller de verktyg ni ska använda och ha gärna ett möte i förväg där deltagarna kan testa tekniken.
• Tänk på att alla som deltar på mötet ska ange sitt för- och efternamn så att det är synligt när de loggar in på mötet så det också blir lättare att upprätta en röstlängd.
• Håll ett testmöte i god tid så att alla som har en uppgift under årsmötet ska känna sig säkra i sina roller.
• Välj att använd så enkla verktyg som möjligt så att alla medlemmar kan vara med.

Bestäm er också för

• om årsmötet ska genomföras helt digitalt eller delvis digitalt. Om några träffas fysiskt måste ni kunna hålla avstånd! Detta innebär till exempelvis att ni inte kan dela dator och därför måste alla som sitter med egen dator i samma rum använda headset för att det inte ska bli rundgång.
• hur ni fördelar ordet och hur ni gör talarlista. Exempelvis kan en person kan vara ansvarig för chatten eller det verktyg ni använder för att samla in namnen på dem som vill ha ordet.
• hur ni ska genomföra öppna och slutna omröstningar.
• hur personval ska genomföras.
• hur ni tar in yrkanden under mötet. Medlemmarna kan till exempel skriva i chatten eller använda ett verktyg särskilt för det.
• kan ni utse någon som kan tar hand om tekniska frågor och kan hjälpa medlemmar som får problem att logga in vid mötet.
• om mötet ska filmas eller inte. Om ni filmar måste ni informera deltagarna om det
• Förbered alla frågor och svarsalternativ som medlemmarna kan välja mellan i de system ni valt för omröstningar. Var beredda på att det även kan komma andra svarsalternativ på mötet.

Exempel på verktyg för att rösta på ett årsmöte

• VoteIT: används för omröstning av många stora organisationer. Verktyget är ganska dyrt, speciellt för att bara använda vid ett möte, men det kan vara så att din förening kan få använda verktyget genom ert förbund eller ert studieförbund. På VoteIT:s hemsida finns en lista med alla organisationer som är medlemmar i VoteIT.
• Zooms: betalversion har en röstningsfunktion som kallas polls. Den kan aktiveras genom webbplatsen, inte genom appen.
• Menti används ofta för frågor eller för att göra ordmoln. Det kan även användas för enklare frågeställningar. Här blir svaren anonyma. Läs mer på deras hemsidan. Finns en gratisversion.
• Google formulär som delas till alla deltagare via länk kan användas för enkla enkäter eller för omröstning.

Digitala offentliga arrangemang

Generellt är det viktigt att tänka på samma frågor som vid ett fysiskt arrangemang, exempelvis STIM-rapportering och rättighetsfrågor på musik. Tänk också på att det kan finnas specifika regler kring rättigheter för exempelvis musik för den plattformen som ni väljer att använda. Kolla därför upp vad som gäller när ni planerar ert arrangemang!

Här följer några exempel på hur ett arrangemang för publik kan genomföras digital:

• Livesänd arrangemanget på Facebook eller Youtube
• Publicera digitalt material på exempelvis Youtube, Facebook eller Vimeo
• För att arrangera något där deltagarna ska kunna interagera, exempelvis kunna ställa frågor under en föreläsning, kan en mötesplattform, exempelvis Zoom eller Teams, passa bra. Då kan länken till mötet publiceras för att deltagarna ska kunna delta
• För att ta betalat för en digital biljett kan länken skickas direkt till publikdeltagaren när hen har betalat, då behöver en mailadress lämnas vid betalningen.
• Sedan finns det också olika plattformar specialdesignade för att förmedla digital scenkonst och program med en biljettavgift, så kallat bakom betalvägg, några exempel är: VOYD eller Eventbrite
• Till sist vill vi också tipsa om möjligheten att samverka med varandra. Kan ett digitalt arrangemang genomföras i samverkan med förening som sysslar med förmedling av digitala sändningar i Västerås till exempel?